Caratteristiche

GAIA è un software di contabilità gestionale in partita doppia che non sostituisce i programmi di contabilità fiscale. Consente l’imputazione, il controllo, la determinazione e l’analisi dei costi e dei ricavi di gestione, sia dei fatti propriamente contabili che tipici del settore agricolo.

Può essere utilizzato direttamente dagli imprenditori agricoli, per il controllo interno della gestione, per l’accertamento delle disfunzioni e degli sprechi e per migliorare costantemente la redditività della propria azienda agricola.

È uno strumento utile al sistema dell'istruzione secondaria ed universitaria, in quanto la sua impostazione lo rende particolarmente idoneo per fini didattici.

Può essere utilizzato dai consulenti, dai liberi professionisti, dai Servizi di Sviluppo Agricolo (OOPPAA, Associazioni di categoria, Enti territoriali, ecc.), che potrebbero essere interessati all’erogazione di un servizio di contabilità gestionale ai propri associati.

GAIA non richiede professionalità di tipo contabile o ragionieristico, è sufficiente un minimo di conoscenza di base delle nomenclature e dei fenomeni tipici del settore agricolo, oltre ad una discreta conoscenza dell’informatica di base.

Sin dall’avvio GAIA è stata impostato in forma modulare. Questa scelta derivava dalla consapevolezza che la grande portata degli obiettivi posti non poteva essere affrontata simultaneamente, ma richiedeva invece un approccio sequenziale, sia per oggettive ragioni di logica dello sviluppo, sia per la limitata disponibilità di risorse umane e finanziarie disponibili per realizzare il progetto.

La progettazione di GAIA si è concentrata quindi nella realizzazione del modulo di contabilità generale per l’attuazione delle rilevazioni RICA; esso costituisce infatti la base informativa comune alla quale si collegano i deversi moduli del pacchetto.

La base metodologica del modulo di contabilità generale nasce dalle seguenti esigenze contabili e informative:
  1. assolvere efficacemente e con tempestività i compiti istituzionali di rilevazioni microeconomiche;
  2. progettare un software in grado di soddisfare le esigenze di semplicità di impiego richieste dagli abituali utilizzatori dei programmi gestionali;
  3. adeguare la metodologia alle norme del bilancio civilistico e IV Direttiva CEE
  4. recepire i principi contabili internazionali emanati dallo IASB (es. IAS 41);
  5. adottare un sistema contabile compiuto di partita doppia integrato con la tradizionale impostazione del Bilancio Economico;
  6. soddisfare le esigenze conoscitive del mondo della ricerca economico-agraria;
  7. rispondere alla domanda di conoscenze in materia di politica agricola da pare delle amministrazioni pubbliche nazionali e regionali;
  8. alimentare costantemente la banca dati del DataWareHouse della RICA Italia.

L'esigenza primaria è stata quindi quella di adeguare il nuovo sistema contabile alle norme del bilancio civilistico (IV Direttiva CEE) e dello IASB (International Accounting System Board), adottando un sistema compiuto di partita doppia, senza peraltro perdere di vista la tradizionale impostazione del bilancio economico agricolo, le esigenze conoscitive della statistica nazionale ed i requisiti di semplicità richiesti dagli abituali utilizzatori degli strumenti software della RICA Italiana.

I principali obiettivi della metodologia contabile RICA Italina si possono riassumere nei seguenti punti:
  • integrare le esigenze conoscitive delle imprese agricole con quelle delle statistiche agricole;
  • rendere confrontabili i risultati economici delle imprese agricole con quelli delle altre imprese;
  • promuovere la diffusione della contabilità presso le aziende agricole, favorendo la crescita professionale degli imprenditori;
  • coniugare al meglio i requisiti di semplicità richiesti dagli utenti con quelli di precisione imposti dalle norme contabili;
  • ampliare il quadro informativo della RICA Italiana;
  • rendere efficiente il sistema di raccolta dei dati;
  • realizzare uno strumento utile per la gestione delle imprese agricole

GAIA consente la tenuta di una contabilità generale in partita doppia, la rilevazione e la prima elaborazione dell'intero set di informazioni necessarie alla RICA Italiana, all’indagine sui Risultati Economici in Agricoltura (REA) ed alla valutazione delle politiche di sviluppo rurale (Campioni satellite). Ciò rende il software rispondente sia alle esigenze dei singoli imprenditori agricoli, per il controllo interno della gestione, sia a quelle del CREA-PB, per gli adempimenti statistici nazionali e comunitari e per la ricerca e gli studi nel campo dell'economica e della politica agraria.

GAIA è stato progettato per avere una visione unitaria dei fatti aziendali (tecnici, economici, finanziari, commerciali ed amministrativi) che caratterizzano la gestione di un’impresa agricola, ed a tale scopo organizza la raccolta dei dati in un unico sistema, che assume come fonte di informazione primaria la gestione dei fatti amministrativi, e collega ad essa, ovunque possibile, le operazioni di natura extracontabile necessarie al completo controllo dei flussi di prodotti e servizi che si svolge anche all’interno dell’unità operativa.

Questo complesso di registrazioni costantemente integrate e controllate permette l’immediata ed agevole utilizzazione degli output ottenibili sia quali strumenti di gestione interna (conti correnti, debiti e crediti, superfici e produzioni, indici di bilancio, ecc.), sia come fonte di informazione indirizzabile anche ai soggetti esterni all’azienda agricola (risultati di bilancio, dati tecnici e strutturali aziendali, ecc.) nell’interesse dell’azienda medesima.

L’architettura funzionale di GAIA può essere sintetizzata nei seguenti punti:
  • struttura fortemente guidata utilizzando al meglio le potenzialità dell'ambiente Windows® (user friendly);
  • piena integrazione dei dati contabili con le informazioni tecno-economiche dell’azienda;
  • rilevazione degli eventi gestionali utilizzando i fatti amministrativi come fonte di informazione primaria;
  • redazione del Bilancio aziendale sia secondo lo schema civilistico che riclassificato “serperiano”;
  • massima flessibilità e semplicità di utilizzo con la possibilità di personalizzare alcune funzioni;
  • database compatibile con le principali banche dati del comparto agricolo (statistiche e amministrative).

Il report di bilancio prodotto da GAIA, composto da 7 sezioni, consente di avere una visione completa dell’andamento dell’azienda e di confrontarne i risultati sia con altre realtà agricole simili, sia con aziende che operano in altri settori, magari funzionalmente limitrofi (come, ad esempio, quello agroalimentare). D’altra parte, va detto che il concetto di impresa adottato in GAIA tiene conto del notevole ampliamento del concetto di attività agricola e quindi della forte integrazione, ampiamente riscontrabile nelle aziende maggiormente dinamiche, tra le tradizionali attività agricole e le cosiddette attività connesse, come il trattamento e la commercializzazione diretta dei prodotti (filiera) o la prestazione di servizi a carattere turistico o di interesse sociale. Profili strategici relativi alla diversificazione oppure alla differenziazione delle attività aziendali.

GAIA, nella versione attualmente in uso, presenta un quadro informativo particolarmente ampio e profondo che si articolare in aree funzionali.

I principali numeri che caratterizzano la struttura informativa di GAIA
  • 30 tipi di registrazioni contabili, suddivise in 80 tipologie di operazioni di prima nota
  • 280 conti movimentabili direttamente dall'utente
  • 300 tipologie di macchine ed impianti agricoli
  • 70 tipi di fabbricati e manufatti
  • 380 specie vegetali e 6800 varietà colturali
  • 60 specie di animali terrestri e acquatici suddivise in 100 categorie e 290 razze
  • 54 tipi di prodotti vegetali (principali e trasformati)
  • 35 tipi di prodotti animali (principali e trasformati)
  • 110 categorie di mezzi tecnici extra-aziendali
  • 400 tipologie di contributi pubblici ripartiti tra aiuti agli investimenti e aiuti alla gestione
La sequenza logica delle registrazioni contabili ed extracontabili
  • Definizione del contesto aziendale (impresa – azienda – centri aziendali)
  • Creazione e aggiornamento delle anagrafiche (diretta e/o derivata dalla gestione tecnica o contabile)
  • Gestione tecnica
    • delle superfici aziendali (piantagioni e seminativi)
    • della manodopera (nucleo familiare, dipendente, occasionale)
    • dei magazzini (impieghi interni di prodotti agricoli aziendali ed extraziendali)
    • degli animali (nascite, morti, macellazioni, affidamenti, consistenze bimestrali)
  • Gestione contabile
    • Entrate e uscite (con o senza IVA, economico-finanziarie, per settore)
    • Contributi pubblici (aiuti alla gestione e agli investimenti)
    • Autoconsumi, rimonta interna e altre operazioni finanziarie
  • Operazioni di chiusura
    • Margini Lordi (processi produttivi vegetali ed animali, agriturismo)
    • Costruzioni in economia e manutenzioni straordinarie
    • Operazioni contabili di fine esercizio (accantonamenti, ratei e risconti, ecc.)
Classificazione e ordinamento logico delle informazioni gestite da GAIA
  • Contesto aziendale: anagrafiche dell’impresa, del rappresentante legale e dell’azienda. Per coerenza logica con il fascicolo aziendale (dlgs 173/98), Ogni azienda può essere ulteriormente articolata in centri aziendali, a cui vengono riferiti terreni, fabbricati e piantagioni, indipendentemente che siano o meno di proprietà della stessa azienda agricola.
  • Beni immobili: relazione diretta degli appezzamenti, dei fabbricati e delle piantagioni al centro aziendale (centro produttivo). Georeferenziazione dei centri produttivi dell’azienda (numero del foglio di mappa catastale, distanza dal centro abitato).
  • Terreni: la superficie disponibile definita in appezzamenti, distinti a loro volta in funzione della qualità catastale, delle caratteristiche fisiche del terreno, dell’altitudine, se irrigabile, ecc. L’utilizzazione dei terreni è distinta in colture erbacee e piantagioni. Le piantagioni sono a loro volta distinte in legnose agricole e forestali. Ogni coltura è identificata in base alla specie, la varietà, le modalità di coltivazione, la forma di allevamento, la densità di impianto, il sistema di irrigazione, con la posizione nella rotazione, se utilizzata a fini energetici, ecc.
  • Allevamenti: vengono distinti in animali da vita e animali da ingrasso, in proprietà o a contratto, terrestri o acquatici. Ammortamento degli animali da vita. Rilevazione delle razze (l’attitudine produttiva è legata alla razza).
  • Magazzini: dettaglio analitico dei prodotti agricoli sia di origine aziendale che extraziendale. Dettaglio tipologico per concimi, prodotti di difesa, materiali per la trasformazione, prodotti farmaceutici per la cura degli animali, ecc.
  • Certificazioni: di processo sia per le colture sia per gli allevamenti (biologico, Igp, Dop, Doc, Emas, ecc.). Certificazioni di qualità per dei prodotti agricoli sia di origine aziendale che extraziendale (marchi, biologico, ecc.). Certificazioni globali a livello di azienda per le attività di produzione, trasformazione, pratiche agronomiche, attività connesse, vendita diretta dei prodotti, BPA, CGO, BCAA, Ridotto impatto, Biologico in conversione e a regime.
  • Nucleo familiare: rilevazione di tutto il nucleo familiare (anche i componenti che non prestano attività lavorativa in azienda). Informazioni dettagliate: grado di parentela con il conduttore, titolo di studio, condizione professionale, occupazione e classi di reddito extraziendale, ruolo che occupa in azienda e settori dove presta il proprio lavoro.
  • Dipendenti: nominativi distinti per sesso, tipo di rapporto lavorativo (t.i., t.d., collaboratori) tipo di qualifica (operaio, impiegato, dirigente, ecc.). Dati dettagliati: anno di nascita, responsabilità di gestione, anno di assunzione, attività per periodi e tipo (coltivazioni, allevamenti, trasformazione, commercializzazione, agriturismo, ecc.).
  • Avventizi: informazioni dettagliate sul Paese di provenienza, tipo di qualifica (operaio comune, qualificato, specializzato, ecc.), attività aziendali (coltivazioni, allevamenti, trasformazioni, attività connesse, ecc.), periodo d’impiego, incidenza delle donne sul nr totale degli avventizi.
  • Attività connesse: per ogni tipo di servizio offerto con l’attività agrituristica (locazione, ristorazione, campeggio, visite guidate, fattorie didattiche, ecc.) vengono rilevate le caratteristiche degli stessi (n. di camere, coperti, superficie a maneggio, ecc.). Dettagli anche per i servizi offerti con le altre attività connesse (contoterzismo, attività artigianali e ricreative, fattorie didattiche e sociali, altri servizi, ecc.).
  • Gestione finanziaria: dettaglio sui crediti (tipologia e oggetto) e sui debiti (funzionamento e finanziamento), suddivisi per destinazione aziendale (es. debiti per la gestione, e debiti per le immobilizzazioni, ecc.).
  • Diritti di produzione: quote latte, reimpianto vigneti, titoli pagamento unico (t. storici standard, da ritiro, speciali, riserva, ecc) distinti in base al titolo di possesso, le modalità di acquisizione e la fonte. Altri diritti immateriali (licenze, marchi, ecc.).
  • Contributi pubblici: distinti in aiuti alla gestione in c/esercizio e aiuti agli investimenti. I primi suddivisi in a. all’azienda nel complesso (nuova pac, agroambiente, indennità, ecc.), per le colture (qualità, bio, ecc.), gli allevamenti (biologico, commercializzazione, certificazione, tutela, ecc.).
  • Analisi dei processi aziendali: margini lordi per specie vegetale e modalità di coltivazione, specie animale, attività connesse. Contribuiti diretti distinti dai ricavi totali. Attribuzione del costo del lavoro aziendale (manodopera e macchine) per il calcolo del Margine Operativo.
  • Analisi dei risultati di gestione: Bilancio Inea, Bilancio civilistico, Indici di bilancio. Analisi economica (ROE, ROI, ROS, ecc.), analisi patrimoniale (indice di dipendenza, ecc.), analisi finanziaria (indice di liquidità, margine strutturale, ecc.), analisi della produttività (VA/UL, VA/Ha, RO/UL, ecc).
La gestione contabile

GAIA utilizza il metodo della partita doppia per la verifica costante delle rilevazioni (dare = avere), ma l’utente non ha bisogno di conoscerne le regole, basta seguire la sequenza di immissione dei dati proposta dal programma.

Per rilevare correttamente un fatto gestionale occorre avere a disposizione le seguenti informazioni di base:

  • Data di registrazione
  • Settore di attività (agricoltura o attività connesse)
  • Tipo di operazione (es. vendita, acquisto, …)
  • Oggetto generico (es. prodotti agricoli, spese colture)
  • Oggetto specifico (es. fieno, granella, vino, formaggio, …)
  • Tipo di variazione finanziaria (es. cassa, banca, …)

Le movimentazioni in Prima nota si articolano in quattro fasi
  • Tipo di attività, data e riferimenti (intestazione)
  • Tipo di oggetto, importo e quantità (prima sezione)
  • Modalità finanziaria e importo (seconda sezione)
  • Verifica e chiusura (controllo finale)

La finestra di immissione segue questa sequenza e consente all'utente di passare da una fase all'altra premendo un pulsante di conferma (o aggiungi) fino a completare la movimentazione.

Le operazioni contabili possono essere gestite in modo simultaneo e congiunto
  • sono unità elementari dell'attività operativa
  • sono caratterizzate da livelli diversi di complessità, quindi classificabili e registrabili in modo differente
  • devono essere interpretate non singolarmente ma all'interno del sistema di cui fanno parte
Le operazioni contabili possono essere di due tipi
  • Operazioni di interna gestione (autoconsumo, rimonta interna, …)
  • Operazioni di esterna gestione (vendite, acquisti, …)
Ogni operazione di esterna gestione contabile alimenta un flusso finanziario
  • l'acquisizione di fattori produttivi rappresenta un investimento che viene misurato (costo) dalla quantità dei mezzi monetari che escono dall'azienda (uscite);
  • la cessione dei prodotti e servizi rappresenta un disinvestimento che viene misurato (ricavo) dalla quantità di mezzi monetari che entrano in azienda (entrate).
    • aspetto economico: formazioni di costi e ricavi quantificabili solo con l'uscita e l'entrata di numerari che li misurano
    • aspetto numerario (finanziario): derivato da quello economico e che ne misura la dinamica monetaria