Destinatari

Il target dei reali e potenziali utenti del programma GAIA sono:
  • A. rilevatori impegnati nella rilevazione dei dati aziendali nell’ambito delle indagini contabili
  • B. imprenditori agricoli per la valutazione della gestione della propria azienda agricola
  • C. consulenti e professionisti per la fornitura di strumenti per la consulenza alla gestione aziendale
  • D. docenti e alunni delle scuole e istituti ad indirizzo agrario
  • E. valutatori delle politiche di settore

La semplicità di utilizzo di GAIA consente anche ad utenti in possesso di conoscenze minime dell’ambiente operativo Windows, di poche nozioni di economia agraria e anche solo di qualche concetto di contabilità generale, di utilizzare profittevolmente la procedura, ottenendo così un buon controllo della gestione aziendale.

Tali caratteristiche lo rendono un programma di elevato interesse non solo per l’impiego in sede RICA, ma anche per l’uso a scopi didattici, o per lo svolgimento di servizi amministrativo-gestionali all’impresa, nonostante l'assenza delle specifiche funzioni fiscali che si è deliberatamente scelto per ora di non realizzare.

Rilevatori

La rete di rilevazione è costituita da professionisti con titolo di studio in materie agrarie e conoscitori della metodologia contabile adotta in GAIA. Capacità tecnica accertata attraverso un attestato rilasciato dal CREA-PB a seguito della partecipazione ai corsi d formazione o di aggiornamento organizzati dai referenti regionali delle indagini del CREA-PB e dopo il superamento dei questionari valutativi.

I rilevatori vengono istruiti a raccogliere, classificare, registrare e controllare i dati e le informazioni disponibili presso le aziende agricole o presso i centri di assistenza o altre sedi operative ed amministrative. GAIA consente di raccogliere i dati in modo molto flessibile, senza particolari vincoli in fase di data-entry. La correttezza e la plausibilità dei dati viene assicurata dal sistema dei controlli di qualità.

Sono gli altri moduli del pacchetto GAIA ad occuparsi della “compilazione” della Scheda Comunitaria. La scelta della RICA Italiana è stata quella di progettare uno strumento che consente di registrare i dati e i fatti aziendali non in funzione di un output come può essere la Scheda Aziendale Comunitaria ma con l’obiettivo di acquisire e gestire dati ed informazioni secondo le regole basate su un metodo rigoroso dal punto di vista contabile e nel rispetto dei principi adottati a livello internazionale.

Essendo GAIA un software molto semplice e veloce da utilizzare, i rilevatori possono dedicare maggior tempo alle fasi di ricognizione e individuazione delle fonti informative aziendali e a migliorare il livello di fidelizzazione con l’agricoltore. Ciò rappresenta un indubbio vantaggio per un’indagine contabile come quelle della RICA Italiana che raccoglie molti dati non sempre disponibili in unico punto/luogo (ad es. la contabilità fiscale rappresenta appena il 30% dei dati richiesti dalla metodologia adotta in GAIA).

Un altro vantaggio di GAIA per la rete di rilevazione riguarda la possibilità, per gli Enti che utilizzano più rilevatori, di configurare il programma in una rete aziendale. Inoltre, i rilevatori che collaborano con il CREA-PB usufruiscono, durante la fase di rilevazione, di un servizio di assistenza tecnica online gratuito.

Imprenditori agricoli

Gli agricoltori che partecipano, volontariamente, alle indagini contabili condotte dal CREA-PB possono trovare in GAIA molti vantaggi, il primo dei quali è la restituzione del bilancio contabile della propria azienda agricola.

Il CREA-PB mette a disposizione degli agricoltori un servizio online per consultare il bilancio dell’azienda agricola. Tale strumento è rappresentato dal Cruscotto aziendale di GAIA a cui accedono, in modo sicuro, i singoli agricoltori a cui viene fornito un PIN che associato al CUAA dell’azienda permette di leggere non solo i prospetti del bilancio (conto economico e stato patrimoniale) ma tutto il report del bilancio prodotto da GAIA composto da 7 sezione, ognuna con un serie di informazioni riguardanti i risultati della gestione.

Il bilancio di GAIA presenta un quadro sufficientemente ampio di variabili, parametri e indici che consento di mettere in evidenza gli aspetti positivi o negativi della gestione aziendale dal punto di vista tecnico, patrimoniale, economico e finanziario.

Quindi l’agricoltore può consultare il bilancio della propria azienda indipendentemente dall’operatore economico incaricato dal CREA-PB di raccogliere i dati per l’indagine RICA. Può avvalersi di consulenti esperti, rappresentati dagli stessi rilevatori, per leggere ed interpretare correttamente le tante informazioni prodotte dal Bilancio di GAIA e consultabili all’interno del Cruscotto aziendale.

La caratteristica più importante del Cruscotto riguarda la possibilità di valutare le performance economiche dell’azienda agricola attraverso un sistema di benchmark con gruppi omogeni di aziende simili presenti nella banca dati della RICA Italiana. Oltre al confronto di parametri ed indici derivanti dal bilancio, il Cruscotto mette a disposizione dell’utente grafici con dati di confronto temporale e spaziale.

Il Cruscotto di GAIA rappresenta, quindi, per l’agricoltore uno strumento di supporto alle decisioni, anche se si stratta di una valutazione ex-post, ma molto utile per intervenire sulla gestione tecnica ed economia e per valutare le scelte fatte sul lato degli indirizzi produttivi e sull’impiego dei mezzi tecnici e delle risorse aziendale.

Le aziende che aderiscono alle misure dello sviluppo rurale possono trovare in GAIA uno strumento molto utile per valutare la sostenibilità patrimoniale ed economica degli investimenti cofinanziati.

Inoltre, il bilancio di GAIA, rappresenta per gli imprenditori agricoli uno strumento utile anche per dimostrare il livello di solidità nel caso di accesso al sistema del credito.

Sul lato dell’usabilità, GAIA consente di seguire la cronologia degli eventi che si susseguono nel corso dell’anno contabile per gli aspetti di natura tecnica (es. le produzioni fisiche, le consistenze, i componenti la manodopera, ecc.), quelli prettamente economico-contabili (le entrate e le uscite) e le voci dei centri di costo. È lasciata all’utente la scelta del livello di dettaglio dei dati da registrare (es. le singole fatture di vendita) e i momenti precisi dei singoli fatti purché nel rispetto del principio della competenza economica.

L’utente dispone anche di una serie di suggerimenti nella fase di data-entry, come ad esempio il supporto alla stima del costo storico di un cespite di cui non è possibile trovare riscontro documentale in azienda.

Gli agricoltori che utilizzano autonomamente GAIA possono avvalersi dell’assistenza tecnica online a condizione che si rendono disponibile a fornire gli archivi contabili per la compilazione della scheda comunitaria, nel rispetto della tutela dei dati personali e del segreto statistico.

Senza un software di contabilità che consente di redigere correttamente il bilancio, le aziende agricole non possono valutare le scelte gestionali e la sostenibilità economica e finanziaria sul lungo termine. Questo fabbisogno non può essere quindi soddisfatto da un software di contabilità che risponde esclusivamente agli adempimenti di tipo amministrativo (contabilità fiscale).

Consulenti e professionisti

L’ex-INEA, oggi CREA-PB, vanta una lunga esperienza nella progettazione e diffusione di dispense, modelli e strumenti, anche software, a supporto del mondo della consulenza agricola.

I consulenti delle aziende agricole, siano essi liberi professionisti che dipendenti di organizzazioni di categoria e associazioni di produttori, possono utilizzare GAIA per molte delle loro attività di consulenza.

Oltre all’area contabile e gestionale, GAIA può infatti entrare a far parte del pacchetto degli strumenti di supporto alle decisioni (DSS). GAIA rappresenta lo strumento che consente al professionista di valutare, dal punto di vista economico, le scelte tecniche adottate nella gestione della propria azienda e in generale per misurare la capacità di fare reddito da parte dell’imprenditore agricolo.

GAIA, per impostazione originaria e per la sua natura di software non commerciale, non può essere utilizzato per ottemperare agli obblighi normativi previsti dalle leggi vigenti (contabilità iva, gestione clienti e fornitori, gestione cespiti, ecc.). Gli addetti amministrativi consigliano solo i software di contabilità che consento di rispondere essenzialmente agli obblighi di legge e non suggeriscono l’utilità dei sistemi gestionali che invece analizzano i fatti aziendali sotto diversi altri aspetti.

L’architettura posta alla base di GAIA consentono all’utente di non preoccuparsi delle regole contabili-ragionieristiche, ma di concentrarsi invece sull’evoluzione dei fatti e sulle modalità di classificazione e di raggruppamento delle informazioni, funzionali ad efficientare la fase di registrazione.

In sostanza con GAIA è possibile scegliere di rilevare i fatti per categoria/tipologia (es. tutte le vendite di un particolare prodotto/servizio) e non per singolo documento contabile/amministrativo.

Tale flessibilità permette al consulente di gestire con GAIA più aziende per più esercizi contabili, proiettando anche situazioni ex-post sulla base di ipotesi organizzative interne (utilizzo diverso delle risorse) o scenari esterni (prezzi, ricavi, costi, sostegno pubblico, ecc.).

In GAIA non è necessario eseguire in singoli step per tenere distinti gli aspetti numerari/monetari dalla quelli tecnici ed economici, è sufficiente selezionare il tipo di operazione (contabile o tecnica) ed inserire il relativo importo, lasciando al sistema l’onere delle scritture contabili, della relazione tra il piano dei conti e le poste del bilancio.

Alle agevolazioni sopra menzionate si può aggiungere anche la certezza dell’integrità dei dati. Le informazioni e dati sono gestite in un unico database relazione installato su un computer locale o su un server aziendale (on site).

Il CREA-PB ha affiancato a GAIA altri software, in ambiente web, che possono essere utilizzati per la consulenza aziendali con modalità e finalità riconducibili alla valutazione della gestione aziendale e alla predisposizione di un piano di sviluppo aziendale. Tali applicazioni sono, rispettivamente, il Bilanciosemplificatorica e il Piano di Sviluppo Aziendale. Si rimanda ai relativi siti web per maggiori dettagli sulle caratteristiche e sul tipo output prodotto.

Questi strumenti messi a disposizione, gratuitamente, dal CREA-PB possono essere efficacemente utilizzati nell’ambito delle attività di formazione e della consulenza organizzati dai soggetti (Enti e strutture riconosciute) che beneficiano del sostegno pubblico previsto nelle Misure 1 e 2 del Programma di Sviluppo Rurale delle singole regioni.

Docenti e alunni

GAIA rappresenta un ottimo strumento di supporto alle attività didattiche nei corsi di economia e contabilità agraria, economia e estimo, gestione aziendale degli Istituti ad indirizzo agrario e in alcuni corsi universitari. L’impostazione data al programma che non richiede la memorizzazione di codici oppure la conoscenza delle regole di ragioneria, consente di comprendere da un lato l’organizzazione dell’azienda, esercitandosi nella compilazione dell’inventario iniziale, ed analizzare i fatti interni e le operazioni di vendita e di acquisto.

GAIA può essere installato, anche con il supporto tecnico online del Team di Sviluppo del CREA-PB, all’interno di un’aula informatica della scuola. Unica installazione del database su un computer che assume il ruolo di “server” e gli altri computer collegati alla rete dell’aula rappresentano i client dove ogni alunno può sia consultare il caso aziendale presente nel setup di installazione sia avviare le esercitazioni nell’inserimento dei dati di uno più casi reali oppure i dati di aziende di riferimento.

Con GAIA gli studenti possono apprendere le competenze sulla corretta tenuta di una contabilità agraria, leggere ed interpretare le informazioni prodotte dagli output del programma, in particolare dalla cartella del Bilancio. Nel report del bilancio di GAIA sono riprodotte, con una logica crescente di dettaglio, molte informazioni, variabili e indici rivolte alla valutazione e all’analisi dei risultati.

Con GAIA i docenti possono affrontare sia gli aspetti teorici della gestione aziendale sia le problematiche connesse ai processi aziendali e la loro automazione.

Un riferimento nazionale per l’impiego di GAIA nella didattica degli Istituti Tecnici Agrari è quello dell’ITAS di Lucca, dove il Professor Franco Grossi, da oltre 10 anni ha inerito nel programma formativo della scuola l’impiego di GAIA. Si tratta di un’esperienza che ha trovato seguito anche in altre scuole della rete ReNISA.

Anche in alcuni corsi universitari della facoltà di agraria, GAIA è stato utilizzato per alcune attività seminariali e di laboratorio tecnico informatico.

Anche in alcuni centri di formazione professionale, GAIA è stato utilizzato per formare giovani imprenditori agricoli sulla tematica della gestione aziendale, sull’analisi dell’efficienza del bilancio economico-agrario.

Valutatori indipendenti

Il sistema di monitoraggio e valutazione delle politiche agricole assume un ruolo importante sia per comprendere i fabbisogni dei beneficiari (valutazione ex-ante) sia per valutare l’efficacia del sostegno pubblico (valutazione ex-post). Un ruolo fondamentale nei sistemi di valutazione lo assumono i dati di origine aziendale, i cosiddetti microdati, in particolare quelli di tipo socioeconomico.

Nella attività di valutazione, i soggetti indipendenti, incaricati dalle Autorità di Gestione dei programmi regionali, possono utilizzare GAIA per la raccolta dei dati presso un campione satellite statisticamente rappresentativo di una certa misura i cui beneficiari sono le imprese agricole (ad. esempio per il PSR 2014-2020, le misure 1, 2, 4 e 6).

Il CREA-PB nell’ambito delle attività della Rete Rurale Nazionale e della RICA ha messo a punto, nel corso degli ultimi anni, studi e metodologie e tecniche sulla definizione dei campioni satellite e l’individuazione del campione RICA cosiddetto controfattuale.

Alcune Regioni, sia nella programmazione 2007-2013 che 204-2020, hanno adottato GAIA nell’ambito dell’attuazione di alcune misure dello sviluppo rurale, rendendo obbligatoria la restituzione dei bilanci aziendali per più anni, ossia per un periodo ritenuto sufficiente a valutare l’efficacia del sostegno pubblico.